Оформление
Как настроить шаблон документа
Шаблон определяет, что попадёт в документ и как он будет выглядеть.
Порядок
- Откройте шаблоны документов.
- Выберите тип шаблона — от него зависит, в какой момент документ предлагается и какие данные в нём доступны.
- Загрузите или отредактируйте файл шаблона.
- Расставьте переменные в местах, где должны подставиться данные бронирования, клиента и компании.
- Сохраните и проверьте результат на настоящем бронировании — подстановку видно только в сгенерированном документе.
Важно
Проверять шаблон обязательно на реальных данных. Неверно написанная переменная не ломает генерацию: она просто останется в документе как есть или подставит пустоту, и договор уйдёт клиенту с дырой.
Типы шаблонов
| Тип | Когда используется |
|---|---|
| Начало аренды | Договор и акт при выдаче |
| Окончание аренды | Документы при приёме |
| Продление | При продлении срока |
| Счёт | Для выставления счёта |
| Акт | Акт выполненных работ |
Тип выбирается при создании и определяет, в каком месте системы шаблон предлагается.
Привязка к транспортному средству
Шаблон может быть общим или привязанным к конкретному средству. Привязка нужна, когда у части парка свои условия: например, транспортные средства партнёра оформляются другим договором.
Если привязки нет, шаблон доступен для всего парка.
Переменные
В шаблон подставляются данные бронирования, клиента и транспортного средства. Набор доступных переменных виден при редактировании — вписывать их наизусть не нужно.
Два движка документов
В системе две разные системы генерации, и выбор между ними определяет, что с документом можно делать.
| Документ Word | Документ PDF | |
|---|---|---|
| Редактируется после генерации | Да | Нет |
| Отправляется клиенту из системы | Нет | Да |
| Подпись клиента | Нет | Да |
| Подстановка изображений | Нет | Да |
| Оформление | Средствами Word | Разметкой страницы |
Ошибку в PDF правят в данных, а не в файле
Сгенерированный PDF отредактировать нельзя. Если в договоре опечатка — исправляйте исходные данные (бронирование, клиента, шаблон) и генерируйте заново.
Подсказка
Word подходит, когда документ дальше правится руками или печатается. PDF — когда документ уходит клиенту и должен быть подписан.
Особые переменные PDF
Кроме подстановок данных в PDF-шаблоне работают три служебные переменные:
| Переменная | Что делает |
|---|---|
| Разрыв страницы в этом месте |
| Начало области подписи клиента |
| Конец области подписи |
Важно
Область подписи задаётся парой переменных. Одна без другой оставит документ без места для подписи, и это обнаружится уже у клиента.
Отдельные шаблоны под случаи
Свои шаблоны нужны для юридических лиц, продления аренды и счетов — данные и формулировки там разные. Дополнительные шаблоны и PDF-систему включают отдельно в настройках компании.
Существующий шаблон можно скачать, поправить и загрузить обратно — заново собирать его не требуется.