Оформление
Как настроить обслуживание транспортного средства
Обслуживание заводится как запись с датой и, при необходимости, повторением.
Порядок
- Откройте карточку транспортного средства.
- Создайте запись обслуживания.
- Укажите дату и вид работ.
- Задайте повторение, если работы регулярные.
- Настройте, за сколько заранее предупреждать.
- Сохраните.
Что заполняется
| Поле | Что означает |
|---|---|
| Транспортные средства | Можно выбрать сразу несколько — запись заведётся для каждого |
| Вид работ | Что именно делается |
| Дата последнего обслуживания | От неё считается следующее |
| Дата следующего | Когда обслуживать |
| Ответственный | Кто из сотрудников отвечает |
| Подрядчик | Кто выполняет работы, если не своими силами |
| Критичность | Насколько срочно |
| Описание | Произвольное пояснение |
Периодичность: дни или пробег
Повторяющееся обслуживание задаётся шагом — по числу дней либо по пробегу. Это разные основания: замена масла привязана к пробегу, страховка и техосмотр — к датам.
Напоминание заранее
Отдельно указывается, за сколько предупредить. Напоминание приходит до наступления срока, а не в день — чтобы успеть записаться к подрядчику.
Подсказка
Выбор нескольких средств сразу удобен для сезонных работ: смена резины заводится на весь парк одной записью.
Когда срабатывает напоминание
Напоминаний по каждой записи может быть два, и приходят они в разные моменты.
Первое — заранее. По пробегу оно срабатывает, когда текущий пробег достигает отметки «пробег последнего обслуживания + шаг − уведомить за». По датам — так же, только в днях.
Второе — по факту. Когда наступает сам срок: пробег последнего обслуживания плюс полный шаг, или дата плюс полный шаг в днях.
«Уведомить за» = 0 лишает вас предупреждения
При нуле обе отметки совпадают, и раннего предупреждения не остаётся: о сроке вы узнаёте в день его наступления.
Ставьте запас, соизмеримый с тем, сколько времени нужно на организацию работ.
После завершения
Завершённая периодическая запись создаёт следующую автоматически — с тем же шагом, от новых показаний.
Подсказка
Проверяйте созданную запись сразу: шаг переносится прежний, а он мог измениться вместе с регламентом или условиями эксплуатации.
Кто получает уведомления
Если у записи назначены ответственные — уведомления уходят им, плюс письмо на общую почту компании. Если ответственных нет — остаётся только общий канал компании: письмо на её адрес и сообщение в общий чат, если он подключён.
Подсказка
Назначайте ответственного там, где работу делает конкретный человек. Без него напоминание попадает в общий поток, где его легко пропустить.